Imprese, la compliance per accedere alle agevolazioni fiscali

L’accesso alle numerose agevolazioni fiscali nel biennio 2024-2025 (e negli anni precedenti) comporta un’intensa attività di compliance, che richiede un approccio attento e metodico. Una gestione ordinata della documentazione evita infatti ricerche affannose in caso di controlli da parte dell’amministrazione finanziaria, che possono avvenire anche a distanza di anni, rendendo complessa la ricostruzione delle informazioni richieste.

La documentazione da conservare è vasta e include prospetti, carte di lavoro e altri documenti, sia interni che prodotti da consulenti esterni, come pareri o perizie. Un’archiviazione tempestiva e organizzata rappresenta una buona pratica gestionale, considerando che:

• Alcune normative fiscali stabiliscono procedure documentali precise, come nel caso del Patent Box o del credito d’imposta per ricerca e sviluppo, innovazione e design, disciplinato dal decreto dirigenziale del Ministero delle Imprese e del Made in Italy del 5 giugno 2024.
• Altre normative, invece, non forniscono indicazioni specifiche, lasciando spazio a interpretazioni diverse tra impresa e organi di controllo. La creazione di una check-list condivisa o l’emissione di una circolare riepilogativa potrebbe ridurre le incertezze e migliorare il rapporto tra contribuente e amministrazione finanziaria, rappresentando un concreto passo verso la semplificazione.

Tutte le agevolazioni fiscali richiedono che l’impresa conservi una documentazione adeguata per dimostrare il sostenimento effettivo dei costi e la loro corretta determinazione, anche quando non ne viene specificata la struttura esatta. L’assenza di tali documenti potrebbe portare alla revoca dell’agevolazione, come previsto, ad esempio, dall’articolo 1, comma 1062, della legge 178/2020.

Per alcune agevolazioni, inoltre, la documentazione deve essere:

• Esaminata dal revisore legale dei conti, per attestare la corrispondenza con la contabilità aziendale.
• Comunicata al collegio sindacale, se presente, per presa d’atto.

Cosa deve contenere il dossier documentale?

Senza pretese di esaustività, ecco alcuni elementi chiave:

1. Documenti sulla sicurezza nei luoghi di lavoro, come nomine, certificazioni ISO e atti dell’organismo di vigilanza.
2. Attestazione del corretto versamento di contributi previdenziali, assistenziali e fiscali (es. DURC, F24, vedi circolare 9/E/2021, par. 5.1.2).
3. Relazioni e perizie asseverate di consulenti e professionisti.
4. Perizie tecniche su valore dei beni e interconnessione.
5. Contratti di fornitura di beni e servizi, inclusi acquisti, leasing, appalti e servizi professionali.
6. Documentazione contabile, come ordini d’acquisto, DDT, pagamenti, fogli Excel e timesheet.
7. Fatture con riferimenti alle agevolazioni fiscali, ove richiesto.
8. Comunicazioni obbligatorie alle autorità (GSE, MIMIT, Agenzia delle Entrate), sia ex ante che ex post. Ad esempio, per il credito d’imposta 5.0, se un investimento è già stato completato, è possibile procedere direttamente alla comunicazione ex ante per prenotare il credito e poi all’invio della comunicazione ex post, senza la fase intermedia del 20%.
9. Verifica della cumulabilità e dell’assenza di doppio finanziamento tra diverse agevolazioni nazionali ed europee.

Vista l’ampiezza della documentazione richiesta, è consigliabile raccoglierla e organizzarla parallelamente all’effettuazione degli investimenti, evitando di trovarsi impreparati al momento della compensazione del credito.